Programa Integra en REE: Conjunto de iniciativas para alcanzar una planificación integrada en el end to end de intervenciones en la red de transporte

Comunicación presentada al VI Congreso Smart Grids

Autor

• Francisco Javier López Rodríguez, Director Utilities & Energía, Everis

Resumen

INTEGRA es un programa de transformación del modelo operativo actual de la gestión de activos de la Dirección General de Transporte. Formado por un conjunto de iniciativas de dinamización de los ámbitos de Proyectos de inversión, Mantenimiento, Aprovisionamientos y Descargos, posibilitando la planificación a corto, medio y largo plazo mediante la mejora de la visibilidad de las necesidades de recursos humanos, servicios, materiales y descargos con el fin de adaptar a REE a los retos regulatorios, retributivos y de nuevos negocios.

Palabras clave

Red de Transporte, Modelos Analíticos, Algoritmos Predictivos, Mantenimiento Predictivo, Desarrollo de Red, Planificación Integrada, Gestión de Activos, Transmission System Operator (TSO), Red Eléctrica de España

Introducción

Red Eléctrica de España, fundada en 1985, fue la primera empresa en el mundo dedicada en exclusividad al transporte de energía eléctrica y a la operación del sistema eléctrico. La actividad principal del Grupo se desarrolla en España, donde Red Eléctrica desempeña sus funciones como operador del sistema y transportista eléctrico español (TSO español -Transmission System Operator-).

Red Eléctrica, en su función de transportista de energía eléctrica en alta tensión, gestiona las infraestructuras eléctricas que componen la red de transporte y conectan las centrales de generación con los puntos de distribución a los consumidores. Como gestor de la red de transporte, Red Eléctrica es responsable del desarrollo y ampliación de la red, de realizar su mantenimiento, de gestionar el tránsito de electricidad entre sistemas exteriores y la península y de garantizar el acceso de terceros a la red de transporte en condiciones de igualdad.

Programa INTEGRA

INTEGRA es una iniciativa de dinamización de los ámbitos de Proyectos (desarrollo de red), Mantenimiento (gestión de la vida útil de los activos), Aprovisionamientos (compras, aprovisionamientos y logística) y Operación (gestión de la disponibilidad de la red de transporte) los cuales se comprometen a mejorar sus capacidades de planificación para obtener un beneficio global de compañía, posibilitando la planificación a corto, medio y largo plazo mediante la mejora de la visibilidad de las necesidades de recursos humanos, servicios, materiales y descargos.

Origen y retos

El origen de la iniciativa fue la existencia de una serie de debilidades en los procesos de planificación actuales de REE:

• Gestión por silos
• Ausencia de roles de planificación
• Falta de comunicación entre unidades
• Falta de lenguaje común
• Inadecuado modelo organizativo para el control de las operaciones

Todo ello ha conducido a una ineficiencia global: “el óptimo de la suma no es la suma de los óptimos”, lo que dificultaba la mejora y obtención de beneficios operativos para el Grupo.

Solución y estructura

Así, INTEGRA surge en 2017 estructurada en 5 grandes bloques, que a su vez se dividen en 18 líneas de actuación.

La iniciativa INTEGRA está transformando el modelo operativo actual de REE mejorando los procesos y actividades, para disponer de una planificación integrada y única de las actividades de la Dirección General de Transporte (Mantenimiento, Renovación y Construcción de infraestructuras eléctricas), con el fin de ir por delante y adaptar a la compañía a los retos regulatorios, retributivos y de nuevos negocios, a través de la implantación de nuevas formas de trabajo y soluciones organizativas en su desarrollo (modelo de gobierno desjerarquizado) a lo largo de 2 años.

Hay que destacar que INTEGRA está esponsorizado por la Dirección General de Transporte y la Dirección Corporativa de Transformación y Recursos y alinea distintos ámbitos de REE: Construcción y Renovación de los activos de la Red de Transporte, Mantenimiento, Aprovisionamientos, Operación del sistema Eléctrico y Control Económico-Financiero.

En la iniciativa están involucradas más de 30 UO directamente, lo que supone un hito importante pues implica trabajar el día a día con todas las unidades a la vez.

Objetivo y líneas de trabajo

En 2020, Red Eléctrica dispondrá de una planificación integrada mediante la implantación sucesiva de incrementales de un Producto Mínimo Viable (PMV) que resulta de la unión de una serie de estrategias en los ámbitos involucrados: Proyectos, Mantenimiento y Aprovisionamientos. El PMV de planificación integrada recorrerá el proceso End-to-End:

Los pilares sobre los que se apoya INTEGRA son, por un lado, una reingeniería de procesos global en la que participan todas las áreas de negocio para conseguir una planificación integrada y eficiente, mientras que por otro lado se han articulado modelos analíticos y algoritmos predictivos que dotan a cada área de las herramientas necesarias para optimizar sus actividades y recursos asociados.

Todo ello sigue un modelo de gobierno que permite fomentar la colaboración y la transversalidad dentro del Grupo, así como velar por el cumplimiento de los objetivos de una forma ordenada.

• Órgano de Gobierno: direcciones sponsors e integrantes, toma decisiones y supervisa el grado de avance.
• Equipo de Transformación: motor de la iniciativa, reside el liderazgo, gestión y seguimiento de las líneas de actuación.
• Líder de la iniciativa y Transformation Management Office: gobiernan y coordinan el proyecto, aplicando metodología de gestión digital de proyectos y procedimientos de monitorización de la gestión del cambio.
• Equipo Operativo: asegura la participación de las unidades operativas en la ejecución de las actividades de las líneas.
• Equipo Gestión del Cambio: líder de la implantación de los nuevos procesos en las unidades organizativas.
• Oficina de Gestión del Cambio: apoya al Equipo de Gestión del Cambio en la evolución de las personas de sus equipos durante la implantación.

Los siguientes capítulos ilustran las características principales de las actividades que se han puesto en marcha en el marco del proyecto INTEGRA.

Reingeniería de procesos y KPIS

De cara a conseguir una planificación integrada, en INTEGRA se definen los siguientes procesos de mejora para lo cual se está realizando la reingeniería de toda la actividad:

• En Proyectos y Mantenimiento se persigue conseguir una planificación de actividades y trabajos horizontal, común y visible. Que permite planificar con un mayor horizonte temporal, logrando determinar necesidades futuras con mayor precisión, no solo desde una perspectiva de necesidad histórica o estadística, sino con conocimiento del estado real y necesidades de los activos de la Red de Transporte y utilizando el riesgo como una forma de adelantarse a futuros eventos.
• En Aprovisionamientos se utilizará la planificación con un horizonte temporal extendido, mayor visibilidad y conocimiento de necesidades para optimizar y digitalizar el aprovisionamiento, la compra y la logística de materiales y servicios.
• El plan único estará integrado con el plan anual de descargos, el control económico financiero y la gestión de excepciones, vertebrado por la introducción de mejoras en sistemas ya existentes y la interconexión de nuevos aplicativos que contribuyen a la transformación digital de la compañía.

En línea con la reingeniería de procesos se ha trabajado en el diseño e implantación de métricas e indicadores clave (Key Process Indicators, KPIs), bajo cuatro principales ejes de actuación:

1. El primero es la medición de la correcta implantación de los procesos del Modelo Futuro de Mantenimiento, identificando mediciones que apuntan al correcto desarrollo de los incrementales de implantación (MPV – Mínimo Producto Viable), en concreto se han implementado indicadores para medir la eficiencia de la planificación realizada por los nuevos modelos analíticos y de la desviación del presupuesto real frente al planificado con este mismo planteamiento.
2. El segundo eje pretende dimensionar los beneficios globales obtenidos bajo las sinergias capturadas por la interrelación de áreas (proyectos, mantenimiento y aprovisionamientos, entre otras), es decir, los beneficios tanto cuantitativos como cualitativos resultantes del proyecto de transformación, por ejemplo estarían incluidos indicadores de eficiencia en la planificación de recursos en diferentes horizontes.
3. El tercer eje corresponde a la homologación de indicadores existentes y diseño de nuevos indicadores clave, con el objetivo de reflejar de mejor manera las actividades englobadas en el nuevo modelo operativo y lograr la gestión y la mejora continua del mismo. En este eje tenemos a todos los indicadores de mantenimiento que medirán la operativa total de la actividad.
4. Por último en el cuarto eje, se pretenden implementar cuadros de mandos definidos en cuatro niveles que integren los indicadores definidos en el resto de ejes:

• • Dirección
  • Jefes de departamento y demarcación
  • Coordinadores por área técnica
  • Cuadros técnicos

La implementación de KPIs se ha realizado mediante la herramienta mejor posicionada en el mercado (Top 1 del cuadrante de Gartner de Plataformas de Analytics y Business Intelligence, informe de febrero de 2019), mediante la cual se proporciona al usuario información detallada que habilita la toma de decisiones rápidas e informadas.

Modelos analíticos

Para poner en marcha toda la innovación necesaria para optimizar los procesos de la compañía, se ha trabajado de manera coordinada en la implantación de nuevas plataformas, productos de mercado y modelos analíticos con el actual mapa de sistemas de REE mediante incrementales que permiten comprobar el funcionamiento de la/s mejora/s implementada/s.

Se han desarrollado modelos analíticos y predictivos mediante metodologías matemáticas que forman parte de la Inteligencia Artificial como son el Machine Learning y el Deep Learning. Para el desarrollo de dichos modelos se ha seguido la Metodología CRISP-DM (Cross Industry Standard Process for Data Mining), metodología de trabajo que pone su foco en el entendimiento de los problemas de negocio y su resolución a través de un método científico. Adicionalmente en el desarrollo de la iniciativa se ha combinado las metodologías Agile de ejecución de los proyectos junto a la metodología CRISP-DM para el desarrollo de los modelos analíticos y predictivos. De este modo se han implementado sistemas expertos que funcionan en tiempo real y que se nutren de la información de los activos de la Red de Transporte (RdT) gracias a la sensorización de los mismos y a su integración con los sistemas corporativos de la compañía.

El resultado de esta innovación tecnológica se traduce principalmente en una ampliación de la vida útil del activo y en la posibilidad de disponer de forma integrada de todas sus necesidades, con el objetivo de poder mapearlas frente al presupuesto disponible, dotando al usuario de capacidad para planificar las actuaciones a medio-largo plazo de forma adecuada, sostenible, eficiente, coherente, etc. A modo resumen, el proceso que se sigue es el siguiente:

Inputs de los modelos

Estos modelos utilizan como base el resultado de otras líneas de trabajo dentro del Grupo Red Eléctrica, las cuales identifican las necesidades de actuación de mantenimiento, de renovación y de mejora, y de los proyectos de inversión de los equipos/instalaciones de la Red de Transporte. Para ello, utilizan entre otras variables el riesgo y la salud del activo, el marco regulatorio, los recursos disponibles de la compañía y la disponibilidad de la RdT para identificar qué acciones realizar cada año. El resultado es una planificación óptima de los trabajos.

Procesamiento y funcionalidad de los modelos

Los modelos que se han desarrollado en el marco del proyecto INTEGRA permiten obtener una estimación de los recursos necesarios para realizar las actividades necesarias en la Red de Transporte. Algunos de estos modelos son:

Algoritmo Predictivo de recursos para actividades de mantenimiento y proyectos de inversión:

• • Mantenimiento: el algoritmo toma como inputs los tipos de trabajos a realizar sobre un activo/instalación y, en base a los datos históricos y el conocimiento y la experiencia de los expertos de negocio, asigna los recursos que son necesarios para llevar a cabo una determinada actividad. El resultado es una identificación y planificación eficiente de los recursos necesarios para acometer dichas necesidades. Estos modelos funcionan a nivel particular para una actividad concreta y acotada, así como a nivel trabajos (agrupación de actividades compatibles técnicamente) a realizar obteniendo, de este modo, sinergias y eficiencias.
  • Proyectos de Inversión: en el caso de los proyectos de inversión en los nuevos elementos de la RdT, tener un conocimiento de los distintos factores que pueden acontecer durante el periodo en el que se van a realizar los trabajos tiene gran impacto en los tiempos y en los costes de ejecución. Tener una visión lo más cercana a la realidad (impacto económico, legislativo, medioambiental, meteorológico, etc.) de lo que se pueden encontrar al construir un nuevo circuito y/o una nueva subestación, es clave para gestionar el proyecto antes incluso de iniciarse. El modelo predictivo que se ha construido toma como base la evolución histórica de los proyectos de inversión ya ejecutados, así como las contingencias a las que se han enfrentado durante la vida del proyecto. Tal es la capacidad de estos modelos que pueden indicar que un proyecto de una determinada duración debe ser aplazado en el inicio del mismo por prever una demora, no asumible por el proyecto, por problemas asociados a unas incidencias climatológicas en una de las zonas geográficas sobre la que se va a realizar dicho proyecto.
• Algoritmo Predictivo de cálculos de disponibilidad de la red: Red Eléctrica, como operador del sistema, lleva un control exhaustivo y riguroso de las necesidades de indisponibilidad que implican dejar fuera de servicio alguna parte de la Red de Transporte. El objetivo trata de maximizar el tiempo que los activos están en funcionamiento, mantener la disponibilidad de la energía del sistema, y al mismo tiempo velar por la seguridad de los equipos de trabajo que realizan las operaciones sobre los elementos de la RdT. Para ello, se ha desarrollado un modelo de optimización matemática que genera una propuesta de planificación anual de descargos eficiente y automatizada. Tiene una visión integral de las necesidades de indisponibilidad de todas las áreas de REE, las interconexiones internacionales y las de los agentes externos.
• Algoritmo de cálculo de desplazamientos de trabajos: mediante metodologías de Machine Learning se analiza el histórico de los viajes del personal de mantenimiento en campo entre el centro de trabajo, la subestación y los apoyos (tanto para líneas aéreas como subterráneas), para obtener la mejor estimación de los tiempos de desplazamiento para una agrupación de trabajos. Además, para obtener la duración total de un trabajo de mantenimiento, se tiene en cuenta la duración de cada una de las actividades que componen el trabajo total, la compatibilidad o incompatibilidad de actividades para poder paralelizar, la duración de cada uno de los desplazamientos (CT Apoyo, Apoyo – Apoyo, Apoyo – CT, CT – SE, …) y de las horas que componen las jornadas de trabajo del personal junto a las pernoctaciones que puedan derivarse, para obtener la duración total del trabajo en horas y jornadas.

Resultados

A nivel global, los principales hitos alcanzados son:

• Mejoras significativas en los procesos de planificación (mantenimiento, proyectos, descargos y aprovisionamientos): existencia de roles de planificación, criterios comunes para coordinación efectiva de las planificaciones, etc.
• Introducción de mejoras en sistemas ya existentes y la interconexión de nuevos aplicativos que contribuyen a la transformación digital de la compañía.
• Lenguaje común en los sistemas de información.
• La planificación integrada pasa a ser una actividad más de Red Eléctrica mediante la puesta en marcha del proceso de planificación integrada “transversal” y la creación de un nuevo departamento dentro de la estructura organizativa de REE: Departamento de Planificación Integrada.
• Visibilidad de la demanda agregada. Alineamiento de la planificación del suministro de materiales y servicios, aprovisionamiento y compra.
• Integración del plan anual de descargas, el control económico financiero y la gestión de excepciones.

A nivel particular de cada una de las áreas:

• En Proyectos: dotar de modelos que calculen planes estándar de proyectos y mejorar la estimación y control de necesidades, materializados en:
  • Desarrollo e implantación de la herramienta de gestión de proyectos AGORA, que pretende la excelencia en la gestión de cartera y máxima automatización en la gestión de proyectos partiendo del riesgo como una herramienta para adelantarnos al futuro y consiguiendo cumplir la planificación de inversiones.
  • PMO de proyectos: como nuevo órgano que asegure una gestión eficaz de los proyectos y mantenga actualizadas las planificaciones de forma alineada con la gestión de necesidades.
  • Algoritmos de cálculo de necesidades y estimación de recursos de los proyectos de forma ajustada al conocimiento histórico de la compañía.
• En Mantenimiento: mejorar la información que permita la planificación de actividades a través de alianzas con modelos inteligentes de mantenimiento predictivo.
  • Algoritmos de cálculo de necesidades y estimación de recursos de las actuaciones de Mantenimiento, así como la gestión de descargos.
  • KAIROS: programación automatizada de los trabajos de mantenimiento en base a la disponibilidad de materiales, servicios, recursos, capacitaciones, descargos y duración de las actuaciones.
•  En Aprovisionamientos: planificar materiales y servicios en base a necesidades de negocio y optimizar el stock.
  • Maestro único de materiales y servicios con una codificación y parametrización única que asegure la trazabilidad de la información de los pedidos y permitan optimizar la gestión de proveedores
  • INTEGRA –Stock: como optimizador del stock inmovilizado de la compañía en base a las nuevas políticas de aprovisionamientos que se han definido.
  • MRP: como plug-in del sistema de gestión de aprovisionamientos y que sirve para lanzar necesidades de materiales logísticos.
• En Operación: mejorar el ajuste del pre-plan anual, reduciendo las indisponibilidades en base a la planificación.
• En Tecnología: asegurar la integración entre los sistemas IT de diferentes ámbitos e implantar acciones de gobierno del dato.
• En Control económico-financiero: asegurar al mismo tiempo el cumplimiento de la normativa.

Con todo esto la compañía espera generar resultados globales tales como la generación de eficiencias operativas, la mejora en la toma de decisiones y la optimización del stock inmovilizado; logrando beneficios en la gestión y en el plano técnico que tienen que ver con un cambio en la cultura de la empresa, la gestión ágil de procesos, la mejora en la relación con los proveedores, la existencia de un plan único y visible de trabajos, la adopción de técnicas y conocimientos en analítica avanzada y de simulación y la introducción de mejoras prácticas de gobierno del dato, impulsando una verdadera transformación digital en los principales ámbitos de la compañías.

Referencias

• Vídeo resumen de la iniciativa.
• Vídeos testimoniales.